System do onboardingu lektorów: umowy i dokumenty bez segregatorów i maili ze skanami

Zapraszasz lektora linkiem, a on przechodzi przez ofertę, oświadczenie, dokumenty i umowę. Ty widzisz, na którym kroku jest każda osoba, i nie krążysz między mailem, drukarką a księgowością.

Umów się na prezentację

Znalazłaś świetnego lektora? To dopiero początek

Zanim przygotujesz umowę, trzeba zebrać oświadczenie i dokumenty. Potem umowę trzeba wydrukować, podpisać, zeskanować i odesłać. Przy każdym lektorze to ta sama lista spraw, a lektorzy dołączają także w trakcie roku.

Skany dokumentów z danymi osobowymi wędrują mailem i komunikatorami. Lądują w skrzynkach, w folderach „Pobrane” i na prywatnych telefonach. Łatwo o wyciek i trudno ustalić, kto ma jaką kopię.

Zamiast zarządzać szkołą, stajesz się przypominajką: „Czy ta umowa na pewno do nas wróciła?”, „Czy księgowość ma komplet dokumentów?”, „Czy zaświadczenie jest jeszcze ważne?”.

Jak wygląda onboarding lektora w admio

  1. Prowadzisz kandydata do decyzji

    Zakładasz kandydata i zapisujesz notatki z kolejnych etapów rekrutacji. Gdy decyzja brzmi „tak”, dane przechodzą do teczki pracownika i nie wpisujesz ich drugi raz.

  2. Wysyłasz ofertę

    Wybierasz formę zatrudnienia i warunki. Do formy zatrudnienia przypisane są szablony dokumentów i lista tego, co lektor ma dostarczyć. Lektor dostaje w mailu link do swojego panelu.

  3. Lektor przechodzi panel krok po kroku

    Otwiera link, bez zakładania konta na starcie. Akceptuje warunki oferty i wypełnia oświadczenie, z którego admio tworzy gotowy PDF. Pasek kroków pokazuje, na którym etapie jest.

  4. Dokumenty z terminem ważności

    Dla każdej formy zatrudnienia ustalasz listę dokumentów do dostarczenia. Przy dokumentach z terminem lektor podaje daty wystawienia i ważności, a admio oznacza te, które straciły ważność.

  5. Podpis umowy tak, jak ustalisz

    Umowa powstaje z danych z oferty i oświadczenia. Sposób podpisu wybierasz Ty: podpis elektroniczny albo klasycznie, czyli wydruk, podpis odręczny i wgranie pliku.

  6. Wszystko ląduje w e-teczce

    Komplet dokumentów zbiera się w teczce lektora, a przy każdym widzisz status. Dokumenty po terminie ważności są oznaczone, a o komplecie dokumentów admio daje znać powiadomieniem. Lektor z aktywną umową może trafić do grup w grafiku zajęć.

Najczęstsze pytania

Czy lektor musi mieć podpis elektroniczny?

Nie. Sposób podpisu ustalasz Ty przy zakładaniu pracownika: elektroniczny albo odręczny. Lektor bez podpisu elektronicznego drukuje dokumenty, podpisuje je długopisem i wgrywa podpisane pliki.

Czy lektor musi zakładać konto, żeby zacząć?

Na starcie nie. Wchodzi z linku w mailu, a panel prowadzi go przez kolejne kroki. Panel działa w przeglądarce.

Co z lektorem, który pracuje u mnie od dawna i ma umowę na papierze?

Możesz oznaczyć, że zatrudnienie już trwa, i dołączyć skany dokumentów do e-teczki. Brak dokumentów nie blokuje zapisu, admio tylko przypomina o ich dosłaniu.

Co, gdy lektor odnowi legitymację albo zmieni dane?

Lektor sam wgra nowszy dokument albo zgłosi zmianę swoich danych, a szkoła dostaje powiadomienie.

Czy dokumenty lektorów są bezpieczne?

Dokumenty zostają w admio i nie krążą po mailach. Dostęp jest imienny i zależy od roli. Dane trzymamy na serwerach w Unii Europejskiej. Więcej znajdziesz na stronie o bezpieczeństwie.

Zobacz też