czw 18:00 · B2 młodzież
Zastępca: Kamil W.
ZaakceptowaneNowa decyzja
Twoja szkoła może rosnąć. Administracja nie musi rosnąć razem z nią.
admio to wirtualny sekretariat szkoły językowej na cały rok szkolny: od zapisu i testu poziomującego, przez grupy i zastępstwa, po przypomnienia o zaległościach i rozliczenia lektorów.
Umów się na prezentację
Wdrożenie bez migracji z innego systemu — wychodzisz z arkuszy.
GrafikTydzień 38
Centrumpon
wt
śr
czw
pt
16:00
17:00
18:00
19:00
A1 dorośliM. Kowal
B1 młodzieżA. Nowak
A2 dzieciA. Nowak
C1 konwersacjeM. Kowal
A1 dzieciK. Zając
B2 dorośliA. Nowak
A2 dorośliK. Zając
B2 młodzieżA. NowakKolizja lektoraTermin wolny
Tak wygląda tydzień w admio. Kolizji lektora nie musisz szukać wzrokiem — grafik pokazuje ją sam.
Znasz to, prawda?
Każdy dyrektor szkoły językowej zna ten moment, kiedy wrzesień zaczyna się w sierpniu — a kończy w grudniu.
Dla reszty świata wrzesień to po prostu jeden miesiąc w kalendarzu. Ale w szkole językowej to wielomiesięczny, intensywny maraton, w którym musisz spiąć ze sobą setki elementów: rekrutacja, onboarding lektorów, tworzenie grafików, układanie spójnych grup, organizacja całej dokumentacji.
Telefon dzwoni non stop, a Ty przekopujesz maile, czaty i karteczki.
Największym wyzwaniem jest rozproszenie informacji. Gdy zniecierpliwiony rodzic dzwoni i pyta, czy w grupie zwolniło się miejsce, kiedy jego dziecko ma pierwsze zajęcia albo kto będzie uczył grupę pierwszaków, zaczyna się nerwowy wyścig z czasem:
Skrzynka szkoływt 8:41
Czy ktoś pisał o zwolnieniu miejsca na mailu?
Biurko sekretariatudziś rano
Gdzie jest ta żółta karteczka z notatką z rana?
Czat zespołuwczoraj 16:12
Czy lektor dał znać na czacie?
Informacje lądują w dziesiątkach przypadkowych miejsc, a Ty i Twój sekretariat spędzacie godziny na byciu „detektywami”.
Onboarding lektorów — dziesiątki spraw do dopilnowania.
Znalazłaś świetnego lektora? Super, ale to dopiero początek!
Zanim w ogóle przygotujesz umowę dla lektora, musisz:
wysłać oświadczenie zleceniobiorcy,
zebrać dane podatkowo-ZUS-owe,
wydrukować umowę w dwóch egzemplarzach oraz komplet załączników.
Potem czeka Cię:
zbieranie podpisów,
fizyczne archiwizowanie sterty papierów w segregatorach,
pilnowanie zaświadczeń o niekaralności, legitymacji studenckich, oraz
wysyłanie skanów mailem do księgowej — co przy wrażliwych danych osobowych (PESEL, adres, dowód) niesie ogromne ryzyko naruszenia RODO.
W admio onboarding i podpisanie umowy odbywają się online — bez segregatorów i bez skanów krążących po mailach. Sposób podpisu, elektroniczny albo odręczny, wybierasz Ty.
Lektor uzupełnia swoje dane online, wgrywa dokumenty i podpisuje umowę, a komplet trafia do jego e-teczki.
KadryA. NowakE-teczka
Centrum2 z 4 gotowe
- Umowa zlecenie — podpisana obustronniepodpisane
- Oświadczenie RODOpodpisane
- Zaświadczenie o niekaralnościwygasa za 14 dni
- Kwestionariusz osobowyczeka na lektora
Komplet dokumentów widać na jednym ekranie, a termin ważności pilnuje się sam.
Zamiast zarządzać szkołą, stajesz się „przypominajką” krążącą między mailem, drukarką a księgowością, ciągle zastanawiając się: „Czy ta umowa na pewno do nas wróciła?”, „Czy księgowość ma komplet dokumentów?”.
Masz pewność, że żaden dokument nie zaginął, a dokumenty po terminie ważności są od razu oznaczone.
Twój pulpit tonie w dziesiątkach Exceli?
Aby to wszystko ogarnąć, tworzysz kolejne pliki. W efekcie masz na pulpicie kilkanaście Exceli. Gdy z arkuszy korzysta kilka osób, nikt nie wie, która wersja jest aktualna, a przypadkowe skasowanie komórki rozwala kluczowe formuły.
A przecież nie musisz i nie chcesz być profesjonalną programistką Excela!
Ale przecież praca w szkole nie kończy się na wrześniu.
Gdy opadnie pierwszy kurz, pojawiają się codzienne, całoroczne wyzwania:
Rozliczenia i ewidencja lektorów: Co miesiąc sprawdzasz przepracowane godziny, zastępstwa i odwołania zajęć — jeśli robisz to w rozproszonych plikach, co miesiąc tracisz na to cenny czas.
Stały kontakt z rodzicami (CRM): Telefon dzwoni przez cały rok. Pytania o postępy, odwołane zajęcia, zmiana sal, prośby o zaświadczenia.
Baza wiedzy i delegowanie zadań: Gdzie leżą procedury? Kto miał przypilnować wysyłki materiałów? Gdy wiedza jest w głowach lub na karteczkach, sekretariat bez przerwy musi pytać Cię o wszystko.
Dlaczego klasyczne pliki i maile przestają wystarczać?
Gdy prowadzisz szkołę na kilkunastu Excelach, czatach i mailach, każdy miesiąc staje się małym „wrześniem”:
Informacje są rozproszone: Szukasz notatki z rozmowy z rodzicem sprzed 2 miesięcy? Przepytujesz sekretariat, sprawdzasz pocztę i czaty.
Onboarding i dokumenty trwają w nieskończoność: Lektorzy dołączają także w trakcie roku. Podpisywanie umów na papierze, skanowanie i pilnowanie zaświadczeń o niekaralności zabiera godziny.
Ukryte ryzyko — bezpieczeństwo danych i RODO: Oświadczenia, skany dokumentów i dane osobowe krążą zwykłym mailem albo w zahasłowanych plikach. To złudne bezpieczeństwo — skany lądują w folderach „Pobrane” na prywatnych komputerach i telefonach współpracowników, stwarzając ryzyko wycieku danych.
admio to nie tylko ratunek na start roku. To cyfrowy mózg Twojej szkoły na każdy dzień.
Każda rozmowa, wiadomość i decyzja lądują przy uczniu, w kolejności, w jakiej się wydarzyły. Sekretariat nie odtwarza historii ze skrzynki, czatu i karteczek — otwiera jeden ekran.
UczniowieKacper N.Oś czasu
CentrumKN
Kacper N.B1 młodzież · opiekun: mama, e-mail i SMS
- SMS wychodzącysekretariat · pon 9:12
Potwierdzenie pierwszych zajęć: czwartek 17:00, sala 2.
- E-mail od opiekunamama Kacpra · wt 18:40
Czy da się przenieść na późniejszą godzinę? Kacper ma basen do 17:30.
- Notatka z rozmowyA. Nowak, lektor · śr 11:05
Rozmawiałam z mamą — grupa B1 o 18:00 pasuje. Czeka na potwierdzenie miejsca.
- Zadanie · termin dziś 16:00sekretariat · śr 11:06
Przenieść Kacpra do B1 18:00 i odpisać opiekunowi.
Jedno miejsce, cztery kanały, kolejność zdarzeń. Nikt nie przekopuje skrzynki.
Szybka komunikacja
Kiedy liczy się czas, sekretariat nie może spędzać godzin na pisaniu e-maili i ręcznym wysyłaniu SMS-ów. admio automatyzuje stałą komunikację z rodzicami, dbając o to, by każda wiadomość była czytelna, spójna i dostarczona na czas. Wiadomości tworzą się same z gotowych szablonów: system sam podstawia imiona, grupy i terminy, a Ty tylko zatwierdzasz wysyłkę.
Odwołanie zajęć w kilku kliknięciach
Klikasz lekcję w grafiku, wybierasz „Odwołaj” i zatwierdzasz gotową wiadomość. admio wysyła SMS do wszystkich rodziców z danej grupy.
Rodzic sam wybiera grupę
Opiekun dostaje spersonalizowany link, bez zakładania konta. Widzi grupy z wolnymi miejscami i zapisuje dziecko jednym kliknięciem, na telefonie lub komputerze.
Lista rezerwowa, która pilnuje kolejności
Gdy grupa jest pełna, rodzic jednym kliknięciem wpisuje dziecko na listę rezerwową. Gdy miejsce się zwolni, admio daje znać sekretariatowi, a Ty jednym kliknięciem wysyłasz propozycję pierwszej osobie z kolejki — z ograniczonym czasem na decyzję.
Zastępstwa zgłaszane z telefonu
Lektor zgłasza zastępstwo z telefonu, a Ty akceptujesz je w jednym miejscu. Do rozliczenia trafia osoba, która faktycznie poprowadziła zajęcia.
admio na telefonie lektora
Kalendarz, zastępstwa i rozliczenia do zatwierdzenia mieszczą się w aplikacji, którą lektor instaluje prosto z przeglądarki — bez sklepu z aplikacjami.
Rozmawiasz z rodzicem tak, jakbyś pamiętała każdy szczegół Waszej współpracy.
Od pierwszego pytania o ofertę po kolejne lata nauki dziecka Twój sekretariat ma pod ręką pełną historię ustaleń, wiadomości i zadań. Znasz odpowiedź od razu, bez szukania po mailach, czatach czy karteczkach.
Rozpoznajesz dzwoniącego od pierwszej sekundy
Wpisujesz numer w szybką wyszukiwarkę i od razu widzisz kartę dziecka, kafelki rodzeństwa lub profil byłego ucznia. Wiesz, z kim rozmawiasz, zanim druga strona zdąży się przedstawić.
Pełna historia w jednym widoku (Oś Czasu)
Wiadomości, notatki z rozmów, umówione testy i zadania układają się na jednej osi czasu ucznia.
Testy poziomujące dla nowych uczniów bez zamieszania
Umawiasz spotkanie sprawdzające poziom dziecka, a system sam wysyła rodzicowi SMS z terminem, a lektorowi zaproszenie do kalendarza.
Zadania, które same o sobie przypominają
Żadne ustalenie z rozmowy nie ginie. System automatycznie przypomina o braku wyniku testu czy niedokończonym zapisie, układając priorytety na dany dzień.
Bezpieczna archiwizacja i RODO
Gdy umowa wygasa, jednym kliknięciem przenosisz profil do archiwum i bezpiecznie zarządzasz dostępem do danych zgodnie z wymogami RODO.
Zapomnij o ręcznym rozliczaniu lektorów pod koniec miesiąca.
W tradycyjnym modelu lektorzy sami wypełniali Excele lub ręcznie uzupełniali wydrukowane druczki i zliczali swoje godziny.
W efekcie sekretariat spędzał całe dni na weryfikacji każdego dokumentu z kalendarzem, poprawianiu błędów w wyliczeniach i nieustannym dopytywaniu: „Gdzie jest Twoje rozliczenie?”, „Kiedy odeślesz podpisany rachunek?”.
Gdy w biurze ktoś szedł na L4, maile i druczki zalegały, a wypłaty się opóźniały.
admio przygotowuje rozliczenia za lektora, lektor akceptuje je jednym kliknięciem, a system prowadzi cały proces aż do momentu, w którym wiesz, komu i ile wypłacić.
Właściciel i sekretariat nie przeliczają godzin ani nie pośredniczą między lektorami a księgowością. Wypłatę robisz w swojej bankowości, a w admio ją odnotowujesz.
RozliczeniaA. Nowakwrzesień
Centrum| data | grupa | godz. | stawka | kwota |
|---|---|---|---|---|
| 4.09 | A1 dorośli | 1,5 | 80,00 | 120,00 |
| 6.09 | B2 młodzież | 1,5 | 80,00 | 120,00 |
| 11.09 | A1 dorośli | 1,5 | 80,00 | 120,00 |
| 13.09 | B2 młodzież — zastępstwo | 1,5 | 90,00 | 135,00 |
| Razem | 6,0 | 495,00 zł | ||
Zatwierdzone do wypłatyEksport księgowy CSV · ślad audytowy kto i kiedy zatwierdził
Zestawienie powstaje z grafiku, nie z przepisywania. Zastępstwo weszło z własną stawką.
Widzisz, które rozliczenia są zaakceptowane, a które jeszcze czekają — i wiesz, co jest gotowe do wypłaty.
Lektor zgłasza zastępstwo z telefonu, a sekretariat dostaje je do decyzji.
Zamiast dzwonić do biura i do kolegów po kolei, lektor otwiera admio w telefonie, dotyka swojej lekcji i zgłasza zastępstwo. Szkoła dostaje powiadomienie i zadanie do załatwienia, więc sprawa nie zależy od tego, kto akurat odbierze telefon.
Wskazuje, kto go zastąpi: przy każdej osobie widzi, czy jest dostępna, ma już zajęcia, czy zgłosiła niedostępność.
Nie wie, kto mógłby? Pyta kilku lektorów naraz, po zgodzie szkoły. Chętni odpowiadają jednym dotknięciem, a zastępcę wybiera szkoła.
Grafik zmienia się po decyzji szkoły: zgłoszenie akceptuje sekretariat, metodyk lub właściciel. Do tego czasu lekcję prowadzi dotychczasowy lektor, a decyzję widzi na telefonie.
Zgłoś zastępstwoczw 18:00 · B2 młodzież
Szukaj lektora
Kamil W.dostępny
Piotr N.ma zajęcia
Marek S.zgłosił niedostępność
Wyślij zgłoszenie
ZastępstwaTwoje zgłoszenia
pon 16:30 · A1 dorośli
Zastępca: Piotr N.
Oczekuje
Zgłoszenie nie zmienia grafiku od razu. Decyzja sekretariatu, metodyka lub właściciela pojawia się w zakładce Zastępstwa.
Bez aplikacji ze sklepu: lektor skanuje kod QR i dodaje admio do ekranu głównego telefonu. Zobaczy tam swój kalendarz, uczniów i rozliczenia.
ZadaniaTablica zespołu
CentrumDo zrobienia2
Oddzwonić do opiekuna Kacpra N.
Sekretariatdziś 16:00
Sprawdzić wynik testu poziomującego A2
Metodykjutro
W toku2
Ułożyć grafik grupy B1 młodzież
Sekretariatpodjęła: Aniapt 12:00
Przypomnieć o zaświadczeniu o niekaralności
Kadry
Zrobione2
Potwierdzić salę 2 na czwartek
Sekretariatgotowe
Wysłać SMS o zmianie godziny zajęć
Sekretariatgotowe
Zadanie należy do stanowiska, nie do osoby. Urlop Ani nie zabiera ze sobą sprawy.
Zarządzanie Zadaniami na rolach — ciągłość pracy bez przestojów.
Intuicyjne tablice (jak w Trello): Przejrzysty podział zadań na etapy sprawia, że od razu widać, co jest do zrobienia, co trwa, a co zostało już ukończone.
Zadania przypisane do ROLI: Przypisujesz zadanie np. do roli „Sekretariat”. Dopełniają je wszystkie osoby pełniące tę funkcję. Gdy ktoś przypisze konkretne zadanie do siebie, reszta zespołu wie, kto się nim zajmuje.
Dlaczego model ról w zadaniach zmienia wszystko?
W klasycznych narzędziach zadanie przypisane do Ameli z sekretariatu „znika” razem z nią, gdy Ania idzie na urlop lub zwolnienie. W admio zadanie należy do Sekretariatu. Każda osoba na tym stanowisku widzi priorytety, wie na czym stoi szkoła i może pchnąć sprawę do przodu. Zero zastojów, zero nieporozumień.
Wewnętrzna Baza Wiedzy — procedury szkoły nie odchodzą razem z pracownikiem.
Koniec z pytaniem o wszystko dyrektora: Skrypty rozmów z rodzicami, szablony maili, gotowe odpowiedzi na najczęstsze pytania (FAQ), cenniki i wewnętrzne procedury szkoły są wreszcie zgromadzone w jednym miejscu.
Błyskawiczne wyszukiwanie: Sekretariat i lektorzy znajdą materiały szkoły w wyszukiwarce. Nowa osoba w zespole wdroży się w pracę szybciej, a Ty nie musisz po raz dziesiąty tłumaczyć tego samego.
„Czy mój sekretariat i lektorzy poradzą sobie z nowym systemem?”
admio zostało zaprojektowane z myślą o ludziach, a nie o programistach. Interfejs jest minimalistyczny, elegancki i intuicyjny. Lektor nie musi zakładać żadnych skomplikowanych kont — po prostu otwiera link, sprawdza swoje dane i przechodzi kolejne kroki: dokumenty i umowę. Sekretariat widzi, na którym kroku jest każdy lektor, więc nie musi pytać, czy dokumenty już wróciły.
Bezpieczeństwo
Dane chronione szyfrowaniem i 2FA
Bez przepisywania
Rozliczenia i dokumenty lektorów bez Excela
Współpraca
Sekretariat, lektor i księgowa pracują na tych samych danych
Rozwój szkoły
Czas sekretariatu wraca do sprzedaży i klientówZadbaj o spokój w sekretariacie. Od pierwszego września do końca roku szkolnego.
Zamiast gasić pożary i marnować czas na powtarzalną biurokrację, postaw na jedno narzędzie, które ułatwia pracę całemu zespołowi przez 12 miesięcy w roku.