Program do rozliczania lektorów szkoły językowej: zestawienia prosto z kalendarza
admio przygotowuje zestawienie godzin każdego lektora na podstawie kalendarza zajęć. Lektor zatwierdza je jednym kliknięciem, a Ty widzisz, na jakim etapie jest każde rozliczenie.
Umów się na prezentacjęKoniec miesiąca w sekretariacie
Lektorzy liczą swoje godziny w Excelu albo na wydrukowanym druczku. Potem ktoś z biura porównuje każdą kartkę z kalendarzem, poprawia błędy i dopytuje: „Gdzie jest Twoje rozliczenie?”, „Kiedy odeślesz podpisany rachunek?”.
Do tego dochodzą zastępstwa, odwołane zajęcia i wydarzenia dodatkowe, na przykład piknik czy warsztaty. Każde z nich zmienia kwotę, a informacja o nim leży w innym mailu, na czacie albo na karteczce.
Gdy ktoś z biura idzie na zwolnienie, maile i druczki zalegają, a wypłaty się opóźniają. Tymczasem Ty potrzebujesz na końcu jednej informacji: komu i ile wypłacić.
| data | grupa | godz. | stawka | kwota |
|---|---|---|---|---|
| 4.09 | A1 dorośli | 1,5 | 80,00 | 120,00 |
| 6.09 | B2 młodzież | 1,5 | 80,00 | 120,00 |
| 11.09 | A1 dorośli | 1,5 | 80,00 | 120,00 |
| 13.09 | B2 młodzież — zastępstwo | 1,5 | 90,00 | 135,00 |
| Razem | 6,0 | 495,00 zł | ||
Zestawienie powstaje z grafiku, nie z przepisywania. Zastępstwo weszło z własną stawką.
Dane przykładowe: tak wygląda zestawienie jednego lektora.
Jak wygląda rozliczenie lektora w admio
Zestawienie powstaje z kalendarza
admio liczy zajęcia każdego lektora z kalendarza. Odwołane lekcje nie trafiają do zestawienia, a zastępstwo liczy się osobie, która poprowadziła zajęcia.
Sprawdzasz i przekazujesz lektorowi
Zestawienie czeka na Ciebie do sprawdzenia. Dopiero gdy się zgadza, przekazujesz je lektorowi. Wydarzenia dodatkowe, na przykład warsztaty, wpisuje sam lektor, a Ty je weryfikujesz.
Lektor zatwierdza albo zgłasza uwagę
Lektor widzi swoje lekcje, zastępstwa i wydarzenia dodatkowe wraz z kwotą. Zatwierdza zestawienie jednym kliknięciem, na komputerze albo w wersji admio na telefon, lub zgłasza uwagę. Uwaga wraca do szkoły, a zestawienie do poprawki. admio zachowuje ślad zatwierdzenia.
Rachunek albo faktura
Przy umowie zlecenia księgowość wystawia rachunek we własnym programie i wgrywa go do admio, a lektor go podpisuje i odsyła. Lektor na B2B wgrywa własną fakturę, którą sprawdza wskazana przez Ciebie osoba.
Księgowość dostaje to, czego potrzebuje
Gdy lektor zatwierdzi zestawienie, admio tworzy jego PDF z datą akceptacji. To zestawienie godzin i kwot, nie rachunek ani faktura. Księgowość dostaje powiadomienie, kiedy jest co wystawić.
Przelew i oznaczenie wypłaty
Gdy zestawienie jest gotowe do wypłaty, robisz przelew w swojej bankowości i oznaczasz wypłatę w admio. Wypłacone zestawienie jest zamknięte i nie da się go już zmienić. Lektorowi, który zwleka z zatwierdzeniem, możesz przypomnieć z poziomu aplikacji.
Najczęstsze pytania
Czy lektorzy muszą zmieniać sposób pracy?
Niewiele. Lektor nie wpisuje godzin ręcznie, bo zestawienie wynika z kalendarza zajęć. Otwiera swoje zestawienie, sprawdza je i zatwierdza albo zgłasza uwagę, na komputerze lub na telefonie. Sam wpisuje tylko wydarzenia dodatkowe, na przykład piknik czy warsztaty.
Skąd admio wie, że zajęcia się odbyły?
Zajęcia zaplanowane i nieodwołane liczą się tak, jakby się odbyły. Kontrolą jest zatwierdzenie zestawienia przez lektora: jeśli coś się nie zgadza, zgłasza uwagę, a zestawienie wraca do poprawki.
Czy lektor na zleceniu i lektor na B2B są rozliczani tak samo?
Zestawienie godzin jest takie samo. Różni się dokument: przy zleceniu rachunek wystawia księgowość, a przy B2B lektor wgrywa własną fakturę. Forma współpracy jest zapisana na umowie lektora w kadrach.
Czy admio liczy podatki i składki lektorów?
Nie. admio służy do potwierdzenia godzin i kwot oraz do przygotowania wypłaty. Kwestie podatków i składek ustal ze swoją księgową.
Czy numery kont i rozliczenia lektorów są bezpieczne?
Dane lektorów, w tym numery kont, są chronione. Rozliczenia całej szkoły widzą tylko wskazane osoby z kadry szkoły, a lektor widzi wyłącznie własne. Szczegóły są na stronie o bezpieczeństwie.