Onboarding lektora: lista spraw do dopilnowania od podpisania współpracy do pierwszej lekcji

Znalezienie lektora, który pasuje do szkoły, bywa najtrudniejszą częścią zadania. Ale to dopiero połowa. Potem trzeba zebrać dane i dokumenty, dać dostęp do narzędzi, wprowadzić do zasad szkoły, powiedzieć, kogo pytać o co, i dopilnować, żeby pierwsza lekcja nie była zarazem pierwszym dniem, w którym ktoś pyta o numer konta.

Lektorzy dołączają nie tylko we wrześniu. Dochodzą w trakcie roku, na zastępstwa, na nową grupę, po rekrutacji uzupełniającej. Dlatego dobrze mieć powtarzalną listę, która nie zależy od tego, kto akurat siedzi w sekretariacie. Poniżej taka lista, uporządkowana w kolejności, w jakiej sprawy zwykle się pojawiają.

Zanim cokolwiek podpiszecie: ustalenia

Większość nieporozumień z lektorami bierze się nie ze złej woli, tylko z rzeczy, które każda ze stron rozumiała po swojemu. Zanim przejdziecie do dokumentów, spisz krótko, co ustaliliście, i wyślij to lektorowi do potwierdzenia.

• Forma współpracy i to, jak lektor jest wynagradzany oraz kiedy.
• Jakie grupy i w jakich dniach lektor będzie prowadził, a jaki wymiar godzin jest orientacyjny.
• Jak wygląda rozliczenie: kto i kiedy potwierdza przeprowadzone godziny, do kiedy lektor musi to zrobić.
• Co się dzieje, gdy lektor jest chory albo nie może prowadzić zajęć: komu to zgłasza i jak szybko.
• Zasady odwoływania i odrabiania zajęć.
• Okres próbny albo termin pierwszej rozmowy podsumowującej, jeśli go przewidujecie.

Dokumenty i dane: zbierz raz, w jednym miejscu

To etap, który najbardziej lubi się rozlać w czasie. Dokument przychodzi mailem, drugi na zdjęciu z telefonu, trzeci jest „do doniesienia". Po miesiącu nikt nie wie, czego jeszcze brakuje.

Zestaw dokumentów zależy od formy współpracy, więc nie ma jednej listy dla wszystkich. Ustal go z księgową albo prawnikiem, zapisz jako stałą listę dla danej formy współpracy i używaj jej dla każdej nowej osoby. Wtedy nie wymyślasz jej za każdym razem od nowa.

• Dane kontaktowe lektora oraz osoba do kontaktu w nagłych sprawach.
• Dane potrzebne do przygotowania umowy.
• Dokumenty, których Twoja szkoła wymaga od lektorów, według listy ustalonej z księgową lub prawnikiem.
• Numer konta, na który mają trafiać wypłaty.
• Zgody i oświadczenia, które stosuje Twoja szkoła, na przykład dotyczące zasad pracy z danymi uczniów.
• Podpisana umowa, z datą, od której obowiązuje.

Przy dokumentach, które mają termin ważności, zapisz datę wystawienia i datę ważności, a nie tylko sam fakt, że dokument jest. Dokument, który za dwa miesiące straci ważność, powinien dać Ci znać o tym w kalendarzu, a nie dopiero wtedy, gdy ktoś o tym przypadkiem zapyta.

Zwróć uwagę na bezpieczeństwo. Skany dowodów i innych dokumentów, które krążą zwykłą pocztą, zostają potem w skrzynkach, folderach z pobranymi plikami i w telefonach kilku osób. Wybierz jedno miejsce, do którego lektor je przesyła, i poproś, żeby nie wysyłał ich w żaden inny sposób.

Dostępy i narzędzia

Lektor na pierwszych zajęciach powinien wiedzieć, gdzie zobaczy swój grafik, jak zgłosi nieobecność i do kogo napisze, gdy sala będzie zamknięta. Zapisz to na jednej stronie.

• Konto w narzędziach, z których korzysta szkoła, nadane na minimum potrzebnych uprawnień. Nie każdy lektor musi widzieć wszystko.
• Gdzie lektor widzi swój grafik i jak się dowie o zmianach.
• Jak zgłasza nieobecność albo prosi o zastępstwo, i który kanał jest tym właściwym.
• Dostęp do sal: klucze, kody, osoba kontaktowa w budynku.
• Kto jest osobą do kontaktu w sprawach pilnych i pod jakim numerem.

Wprowadzenie do pracy w szkole

Lektor może być świetnym nauczycielem i mimo to nie wiedzieć, jak u Was wygląda dziennik, co mówi się rodzicom o postępach albo jak szkoła ocenia uczniów. To wiedza, którą trzeba mu dać, i najlepiej jest ją mieć spisaną, żeby nie zależała od tego, kto z nowym lektorem porozmawia.

• Procedury: odwołanie zajęć, spóźnienie ucznia, kontakt z rodzicem, zgłoszenie problemu z grupą.
• Materiały: z jakich podręczników i pomocy szkoła korzysta na danym poziomie.
• Zasady oceniania i sposób dokumentowania postępów.
• Przykładowe odpowiedzi na pytania, które rodzice zadają najczęściej.

Opiekun na start

Wskaż jedną osobę, najlepiej metodyka albo doświadczonego lektora, do której nowy lektor może zwrócić się z każdym pytaniem przez pierwszy miesiąc. Jedno znane imię zmniejsza liczbę telefonów do właścicielki szkoły, a lektor czuje się mniej samotny w nowym miejscu.

Komunikacja z rodzicami i uczniami

Ustal, jak lektor przedstawia się grupie i co mówi rodzicom na starcie. Czy rodzice kontaktują się z lektorem bezpośrednio, czy przez szkołę? Czy lektor ma prawo podać swój numer prywatny? W większości szkół bezpieczniej jest, gdy kontakt idzie przez szkołę, ale to decyzja do podjęcia świadomie i do opisania lektorowi, razem z uzasadnieniem.

Pierwsza lekcja

Dzień lub dwa przed pierwszymi zajęciami przejrzyj z lektorem krótką listę.

1. Lektor zna adres, salę i godzinę oraz wie, jak się do niej dostać.
2. Ma listę uczniów w zakresie, który jest mu potrzebny do prowadzenia zajęć, bez zbędnych danych.
3. Wie, jakie materiały ma ze sobą zabrać, a jakie czekają w sali.
4. Zna sposób zapisywania obecności i uwag po zajęciach.
5. Wie, kogo zawiadomić, jeśli sala jest zamknięta albo grupa nie przyszła.
6. Ma umówioną krótką rozmowę po pierwszym tygodniu: co poszło dobrze, co zaskoczyło, czego mu brakowało.

Rozliczenia od pierwszego miesiąca

Najlepszy moment na wyjaśnienie, jak wygląda rozliczenie, to pierwszy tydzień, nie pierwsza wypłata. Pokaż lektorowi, co będzie potwierdzał, do kiedy i jak zgłosi uwagę, jeśli coś się nie zgadza. Jak ułożyć ten proces po stronie szkoły, opisujemy w tekście Rozliczanie lektorów bez Excela, a o układaniu zajęć w tekście Jak ułożyć grafik zajęć w szkole językowej.

Lista kontrolna w skrócie

• Ustalenia spisane i potwierdzone przez lektora.
• Komplet dokumentów zgodny z listą ustaloną z księgową lub prawnikiem.
• Daty ważności dokumentów zapisane w kalendarzu.
• Dostępy i konta nadane, minimalnie potrzebne.
• Znany sposób zgłaszania nieobecności i zastępstw.
• Procedury i materiały przekazane na piśmie.
• Opiekun na pierwszy miesiąc wskazany z imienia.
• Rozmowa po pierwszym tygodniu umówiona.

Jak to ułatwia admio

W admio onboarding lektorów zaczyna się od linku w mailu z ofertą: lektor przechodzi w swoim panelu kolejne kroki, pobiera dokumenty do podpisu i wgrywa je z powrotem, a przy dokumentach z terminem podaje datę wystawienia i datę ważności. Stan kompletu widać w e-teczce na jednym ekranie, a szkoła dostaje powiadomienie, gdy komplet jest gotowy, więc skany nie krążą po skrzynkach. Dostęp do aplikacji nadaje się osobno, na karcie pracownika, w sekcji uprawnień. Po stronie grafiku lektor ma profil z poziomami i dostępnością, widok „Mój grafik", wersję na telefon oraz dostęp do Bazy Wiedzy z procedurami szkoły.