Grafik zajęć w szkole językowej to układanka, w której zmienia się wszystko naraz. Lektorzy mają swoje dni i godziny, sal jest ograniczona liczba, grupy chcą zajęć po pracy albo po lekcjach w szkole, a po drodze dochodzą dni wolne, choroby i zastępstwa.
Dobrze ułożony grafik rzadko jest efektem sprytu przy układaniu. Jest efektem kolejności. Najpierw zbierasz fakty, potem rozstawiasz to, czego nie da się ruszyć, a dopiero na końcu dopasowujesz resztę. Poniżej opisujemy sposób pracy, który sprawdza się niezależnie od tego, czy grafik trzymasz w arkuszu, w kalendarzu, czy w programie. Na końcu jest lista kontrolna, którą możesz przepisać na swoją kartkę.
Najpierw zbierz dane, dopiero potem układaj
Najczęstszy błąd to zaczynanie od wstawiania grup w siatkę. Po tygodniu okazuje się, że lektor, któremu przypisano trzy grupy, w środy w ogóle nie pracuje, a sala, którą wszyscy lubią, jest wolna tylko w godzinach, w których nikt nie chce przychodzić. Zanim ułożysz pierwszą grupę, miej przed oczami pięć rzeczy.
- Dostępność każdego lektora: dni i godziny, w których może uczyć, oraz te, których woli unikać.
- Poziomy i grupy wiekowe, które lektor faktycznie prowadzi. Nie każdy dobry lektor jest dobry dla każdej grupy.
- Sale i ich godziny: kiedy są wolne, ile osób się w nich mieści, czy dzielisz je z kimś spoza szkoły.
- Dni wolne: święta, ferie, dni, w których wynajmowany budynek jest zamknięty.
- Grupy do ułożenia: poziom, wiek, liczba osób, preferowane pory, a także kontynuacje z poprzedniego roku, które mają zostać na swoich terminach.
Jak zbierać dostępność lektorów
Najgorszy sposób to rozmowy telefoniczne i pojedyncze wiadomości, bo po tygodniu nie wiesz, kto co obiecał. Lepiej zadać wszystkim to samo pytanie, w tej samej formie i z jednym terminem odpowiedzi. Poproś o dostępność w blokach godzin przypisanych do dni tygodnia, a wyjątki, takie jak urlop czy konferencja, zbieraj osobno.
Zapytaj też, ile godzin lektor chciałby prowadzić w miesiącu. Ta jedna liczba chroni przed dwiema przykrymi sytuacjami: lektorem, który ma za mało zajęć i odchodzi, oraz lektorem, który ma ich za dużo i przestaje być dostępny dla zastępstw. Wszystko wpisz w jedno miejsce, nie w pięć wiadomości.
Sale i lokalizacje
Przy salach zapisz nie tylko godziny dostępności, lecz także to, co je ogranicza: wynajem, sprzątanie, zajęcia innych najemców. Jeśli masz kilka lokalizacji, dla każdej osobno zapisz dni wolne. Szkoła potrafi pracować w poniedziałek świąteczny w jednym budynku, a w drugim nie.
Układaj od ograniczeń najtwardszych
Kolejność układania ma większe znaczenie niż liczba prób. Zaczynaj od tego, co ma najmniej możliwości, a kończ na tym, co się najłatwiej przesuwa.
- Grupy, które nie mogą się ruszyć: kontynuacje, grupy dzieci związane z godzinami konkretnej szkoły, zajęcia w firmach.
- Lektorzy z najwęższą dostępnością. Ich okna wypełnij najpierw, bo są najcenniejsze.
- Sale o szczególnych ograniczeniach, na przykład dostępne tylko wieczorem.
- Grupy elastyczne, które zgodzą się na dwa lub trzy terminy.
- Przerwy między zajęciami tego samego lektora. Kilkuminutowa przerwa na przejście i wietrzenie sali nie jest luksusem.
Zostaw kilka wolnych okien w tygodniu. Grafik wypełniony co do godziny nie przetrwa pierwszej choroby, a Ty nie będziesz miała gdzie umieścić zajęć odrabianych ani nowej grupy, która zapisze się w listopadzie.
Sprawdź kolizje, zanim ktokolwiek zobaczy grafik
Kolizje da się znaleźć wzrokiem, ale za drugim czy trzecim razem już się ich nie widzi. Dlatego przeglądaj grafik według jednego kryterium naraz: najpierw tylko lektorzy, potem tylko sale, na końcu uczniowie. Szukaj sytuacji, w których:
- ten sam lektor jest wpisany do dwóch grup w tym samym czasie,
- ta sama sala jest przydzielona dwóm grupom jednocześnie,
- zajęcia wypadają poza godzinami, które lektor zadeklarował,
- lektor prowadzi poziom, którego do tej pory nie uczył,
- uczeń jest zapisany do dwóch grup o tej samej porze,
- zajęcia przypadają na dzień wolny danej lokalizacji.
Warto traktować te sygnały jako ostrzeżenia, a nie zakazy. Czasem świadomie łączysz dwie grupy w jednej sali albo prosisz lektora o jednorazowy wyjątek. Ważne, żeby to była decyzja, a nie przeoczenie.
Szkic, potwierdzenie, ogłoszenie
Pracuj na szkicu, który jest wyraźnie oddzielony od grafiku obowiązującego. Dopóki grafik jest szkicem, możesz przesuwać grupy bez konsekwencji. Zanim ogłosisz go rodzicom i uczniom, pokaż każdemu lektorowi jego tydzień i poproś o potwierdzenie. Prawie zawsze znajdzie się jedna uwaga, która oszczędzi Ci kilkunastu telefonów od rodziców we wrześniu.
Dobrze też od razu rozpisać zajęcia na cały rok, z uwzględnieniem dni wolnych. Widzisz wtedy, ile lekcji faktycznie ma każda grupa w semestrze, i wiesz z wyprzedzeniem, które terminy wypadają. Po ogłoszeniu zmiany przestają być poprawkami, a stają się zdarzeniami, które trzeba odnotować i komuś zakomunikować.
Utrzymanie grafiku przez cały rok
Układanie grafiku trwa kilka tygodni, utrzymywanie go trwa dziesięć miesięcy. Większość zamieszania pochodzi z czterech sytuacji.
Zastępstwa
Zastępstwo to zmiana w grafiku, a nie rozmowa między lektorami. W praktyce lektorzy umawiają się często sami, a szkoła dowiaduje się po fakcie, choć od tego, kto poprowadził lekcję, zależy później rozliczenie. Ustal jeden kanał: lektor zgłasza, kto go zastąpi, a sekretariat zatwierdza. Gdy nie wiadomo, kto mógłby przyjść, zapytaj kilku lektorów naraz, zamiast dzwonić po kolei. O skutkach zastępstw dla wypłat piszemy w tekście Rozliczanie lektorów bez Excela.
Odwołania i przełożenia
Odwołana lekcja nie powinna znikać z grafiku. Niech zostanie z oznaczeniem, że została odwołana: przyda się przy rozliczeniu i przy pytaniach rodziców. Ustal z góry zasadę, czy i kiedy odwołane zajęcia się odrabia, bo inaczej każdy przypadek będzie rozstrzygany od nowa.
Zmiany terminu na stałe
Przesunięcie jednej lekcji i zmiana stałego terminu grupy to dwie różne operacje. Przy zmianie na stałe sprawdź przyszłe dni wolne i dostępność lektora na całą resztę roku, a nie tylko na najbliższy tydzień.
Lista rezerwowa
Osoby czekające na miejsce zapisuj w jednym miejscu, z datą zgłoszenia i informacją, jakiej grupy szukają. Gdy zwolni się miejsce, kolejność jest oczywista, a rodzic nie musi pamiętać, że rozmawiał z kimś w sierpniu. Więcej o tym, jak pracować z listą rezerwową, opisujemy w rozwiązaniu lista rezerwowa i rekrutacja uczniów.
Lista kontrolna przed ogłoszeniem grafiku
- Każdy lektor potwierdził swój tydzień.
- Żaden lektor nie jest w dwóch miejscach naraz.
- Żadna sala nie jest przydzielona dwóm grupom jednocześnie.
- Dni wolne każdej lokalizacji są uwzględnione.
- Kontynuacje zostały na swoich terminach albo rodzice dostali wiadomość o zmianie.
- W tygodniu są wolne okna na odrabianie i nowe grupy.
- Wiadomo, kto zatwierdza zastępstwa i którędy się je zgłasza.
- Lista rezerwowa jest w jednym miejscu.
Jak to ułatwia admio
W admio grafik zajęć powstaje najpierw jako szkic na siatce tygodnia, w której grupy przeciąga się myszką, a po aktywacji program rozpisuje zajęcia na cały rok z pominięciem dni wolnych zapisanych dla lokalizacji. Dostępność i poziomy lektora możesz wpisać sama albo wysłać lektorom e-mail z linkiem, pod którym zaznaczą swoje godziny. Przy przypisywaniu lektora do grupy admio pokazuje ostrzeżenie, gdy zajęcia wypadają poza jego dostępnością albo poziom grupy nie mieści się w jego kompetencjach; ostrzeżenie niczego nie blokuje, a lektor prowadzący dwie grupy naraz albo sala przydzielona dwa razy są oznaczane jako kolizje. Zastępstwo lektor zgłasza z telefonu, a sekretariat akceptuje je w jednym miejscu.